こんにちは。行政書士トラスト事務所の宇都宮です。
行政書士として開業すると、案件管理や請求業務の効率化がすぐに課題になります。
特に新人の行政書士にとっては、
「請求書ってどう作るの？」「事件簿って何？」という疑問が次々と湧いてくるはずです。
私自身も初めてのご依頼を受けたとき、「請求書ってどうやって作るの？」と戸惑いました。
そんな中で、インターネットで調べて出会ったのが
「行政書士事件簿作成システム」（株式会社ワイズ・ワイズ公共データシステム）です。
この記事では、行政書士事件簿作成システムの特徴や導入メリット、実際の活用方法について、私の実体験を交えてご紹介します。
行政書士事件簿作成システムとは？
「行政書士事件簿作成システム」は、
行政書士のために開発された業務管理専用の無料ソフトです。
提供元は、株式会社ワイズとワイズ公共データシステム株式会社。
日常業務に必要な以下のような機能を、この1本でカバーできます。
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見積書・請求書・領収証の作成
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請求・入金管理
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事件簿の登録・進捗管理
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売上集計・帳票出力（Excel可）
最大の特徴は、使いやすく直感的な操作性と、データの一元管理が可能なことです。
システムの主な機能とその魅力
- 見積書・請求書・領収証の簡単作成
- システム内の入力画面は、書類作成に必要な項目が整理されており、管理番号の自動取得機能やマスタ機能を使うことで、効率よく書類を作成できます。報酬業務や立替金の項目を入力するだけで、見積書や請求書、領収証が簡単に生成され、業務時間の短縮に繋がります。
- 請求・入金管理がスムーズに
- 検索機能を活用すれば、顧客ごとの請求状況や入金履歴を簡単に管理できます。各顧客に対する業務内容ごとの進捗が一目で分かるため、未回収の請求や支払いの漏れを未然に防ぐことができます。さらに、入力したデータを元に事件簿を作成し、印刷も可能です。
- 売上集計機能で業績を把握
- 売上集計機能では、月ごとの請求額や入金額を顧客別、案件別、担当者別に集計することができます。この集計データは印刷やExcelファイルとして出力でき、業績の分析や経営戦略の立案に役立てることができます。
新人行政書士にとっての導入メリット
新人行政書士にとって、このシステムを導入することで得られるメリットは多くあります。
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請求・入金のミスを防げる
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案件ごとの進捗状況を把握できる
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顧客対応の品質が向上し、信頼される
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無料で使えるので導入コストがかからない
「業務の仕組み」を早い段階で整えることで、将来的な負担を大きく減らすことができます。
行政書士事件簿作成システムのダウンロード方法
この便利なシステムは、日行連の会員ページからダウンロードすることができます。具体的には、日行連の「連com」にアクセスし、ページ下部にある「LINKS」のセクションから「行政書士事件簿作成システム」を選択してください。そこから簡単にダウンロードが可能です。
実際に使ってみた感想
私は当初、Excelを使って自分で作成しました。しかし、操作性や機能面で不便を感じることが多く、もっと使いやすいツールがないかと探していました。そこで出会ったのが、この行政書士事件簿作成システムです。無料で利用できるにも関わらず、業務効率が大幅に改善され、非常に満足しています。
ただし、今後の改善点として、請求書や見積書のフォントやレイアウトを自由にカスタマイズできる機能が追加されると、さらに使い勝手が向上するでしょう。また、クラウドベースでのデータ管理や、スマートフォンからもアクセスできるような機能があれば、より多くの行政書士にとって便利なツールとなるはずです。
まとめ｜業務の土台づくりにおすすめの無料ツール
行政書士事件簿作成システムは、新人行政書士にとって業務を効率化し、信頼性を向上させるための強力なツールです。このシステムを活用することで、日常業務の負担を軽減し、顧客サービスの質を向上させることができます。私もまだ勉強中ですが、他にも便利なツールや工夫があれば積極的に取り入れていきたいと考えています。これから行政書士としてのキャリアをスタートさせる方や、既に業務を行っているが効率化を図りたい方には、ぜひ一度試してみることをお勧めします。