Privacy Policy

行政書士トラスト事務所（以下「当事務所」といいます。）は、行政書士業務および当事務所が提供する各種サービスにおいて取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を遵守するとともに、以下の方針に基づき、個人情報を適正に取り扱います。

1. 事業者情報

事業者名：行政書士トラスト事務所
代表者：代表行政書士　宇都宮 恵子
所在地：福岡県北九州市小倉北区鍛冶町1丁目1-1

2. 個人情報の定義

本ポリシーにおける個人情報とは、氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、国籍、在留資格、旅券番号、在留カード情報、戸籍情報、家族関係、勤務先、事業内容、財務情報その他、特定の個人を識別できる情報をいいます。

3. 取得する個人情報

当事務所は、お問い合わせ、相談予約、オンライン相談、本人確認、見積作成、契約手続、申請書類作成、行政機関への申請・届出、翻訳、証明書取得、決済、その他サービス提供のため、以下の情報を取得することがあります。

• 氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス等の連絡先情報
• 国籍、在留資格、在留期限、旅券、在留カード等の本人確認情報
• 戸籍、住民票、出生・婚姻・離婚・認知等に関する情報
• 家族構成、勤務先、学歴、職歴、収入、資産、事業計画、会社情報等
• 相談内容、メール、LINE、フォーム、オンライン会議等で提供された情報
• 決済、請求、領収書発行に必要な情報
• 当サイトの閲覧履歴、Cookie、アクセス解析情報

4. 個人情報の利用目的

当事務所は、取得した個人情報を以下の目的の範囲内で利用します。

• お問い合わせ、ご相談、ご予約への対応
• 本人確認、受任可否の判断、見積作成、契約手続
• 行政書士業務その他当事務所サービスの提供
• 官公署、自治体、入国管理局、法務局、外務省その他関係機関への申請・届出・照会
• 書類作成、翻訳、証明書取得、アポスティーユ、郵送・配送手続
• 業務上必要な連絡、進捗報告、書類確認
• 請求、決済、領収書発行、会計処理
• サービス改善、サイト改善、アクセス解析
• 法令上必要な記録保存および紛争・トラブル防止

5. 行政書士としての守秘義務

当事務所は、行政書士として法令上の守秘義務を遵守し、業務上知り得たお客様の秘密および個人情報を、正当な理由なく第三者に開示または漏えいしません。

6. 個人情報の第三者提供

当事務所は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
• 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者への協力が必要な場合
• 業務遂行上必要な範囲で、官公署、自治体、入国管理局、法務局、外務省、郵便・配送事業者、決済事業者、提携士業等に提供する場合

7. 業務委託および外部サービスの利用

当事務所は、業務遂行に必要な範囲で、クラウドサービス、予約システム、決済サービス、オンライン会議ツール、翻訳・文書管理サービス、広告・アクセス解析サービス等の外部サービスを利用することがあります。

これには、Google、Google Analytics、Google Forms、Google Workspace、Calendly、Zoom、LINE、Stripe、PayPal、Meta、その他同種のサービスが含まれる場合があります。

これらのサービスの利用に伴い、個人情報または関連情報が国外のサーバーに保存・処理される場合があります。当事務所は、利用目的の達成に必要な範囲でこれらのサービスを利用し、適切な管理に努めます。

8. 安全管理措置

当事務所は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

• 個人情報へのアクセス制限
• パスワード管理および認証管理
• 書類・データの適切な保管および廃棄
• 外部サービス利用時の適切な設定・管理
• 業務委託先・提携先への必要な確認

9. Cookieおよびアクセス解析について

当サイトでは、利便性向上、アクセス状況の把握、サービス改善、広告効果の測定等のため、Cookieを使用することがあります。

当サイトは、Googleが提供するアクセス解析ツール「Google Analytics」を利用する場合があります。Google AnalyticsはCookieを使用して閲覧状況等のデータを収集しますが、これにより個人を直接特定するものではありません。

Cookieの利用を希望しない場合は、ブラウザの設定によりCookieを無効にすることができます。ただし、Cookieを無効にした場合、当サイトの一部機能が利用できない場合があります。

10. 開示・訂正・利用停止・削除等の請求

本人から、当事務所が保有する個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止等の請求があった場合、当事務所は本人確認を行ったうえで、法令に従い適切に対応します。

ただし、法令上または業務上保存が必要な情報については、削除等の請求に応じられない場合があります。

11. 保管期間

当事務所は、取得した個人情報を、利用目的の達成に必要な期間、または法令・業務上必要な期間保管します。保管の必要がなくなった情報については、適切な方法により削除または廃棄します。

12. 未成年者の個人情報

未成年者の個人情報を取得する場合、必要に応じて親権者その他法定代理人の同意または確認を求めることがあります。

13. 本ポリシーの変更

当事務所は、法令改正、サービス内容の変更、運用上の必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、当サイトに掲載した時点から効力を生じます。

制定日：2024年7月15日
最終更新日：2026年5月18日