在留資格認定証明書交付申請は誰ができる？代理人と申請取次行政書士の違いを解説

在留資格認定証明書とは？

在留資格認定証明書とは、日本に入国しようとする外国人について、日本で行おうとする活動が在留資格に該当することなどを、あらかじめ証明するための書類です。

英語では、一般に Certificate of Eligibility と呼ばれ、略して COE といいます。

COEが交付されると、その後の在外公館での査証申請や、日本入国時の上陸審査が比較的スムーズに進みやすくなります。

ただし、COEが交付されたからといって、必ず査証が発給される、または必ず入国できるという意味ではありません。在外公館での査証審査や、入国時の上陸審査は別に行われます。

なお、COE交付申請は、短期滞在や永住者を除き、就労系、身分系、留学、家族滞在、経営・管理など、さまざまな在留資格で行われます。在留資格認定証明書そのものの基本については、以下の記事でも解説しています。

COE交付申請の根拠

在留資格認定証明書交付申請は、出入国管理及び難民認定法第7条の2に基づく手続きです。

同条では、日本に上陸しようとする外国人から、あらかじめ申請があったときは、法務大臣が、その外国人が在留資格に関する上陸条件に適合している旨の証明書を交付できるとされています。

そして、同条第2項では、この申請について、外国人を受け入れようとする機関の職員その他の法務省令で定める者を、代理人として申請できると定めています。

COE交付申請は誰ができるのか

在留資格認定証明書交付申請を行える人は、主に次のとおりです。

ここで特に注意すべきなのは、代理人と申請取次者は別の立場だという点です。

「代理人」と「申請取次者」の違い

COE申請では、「代理人」と「申請取次者」という言葉が出てきます。

この2つは似ているように見えますが、意味が違います。

行政書士は、一般的には「代理人」そのものではありません。届出済の行政書士は、本人または代理人から依頼を受けて、申請書類の作成や提出をサポートする申請取次者として関与します。

そのため、海外にいる外国人本人が「日本に誰もいないけれど、行政書士に頼めばCOE申請ができる」と考えている場合は、注意が必要です。在留資格や状況によっては、日本側に代理人となれる人や受入機関が必要になります。

行政書士に依頼できる場合・できない場合

行政書士にCOE申請のサポートを依頼できるかどうかは、在留資格や申請体制によって変わります。たとえば、日本に受入企業があり、その企業が代理人となれる場合、届出済の行政書士が申請取次者として申請書類の作成・提出をサポートできることがあります。一方、日本に受入機関も親族もなく、代理人になれる人が誰もいない場合は、行政書士だけで申請体制を作ることが難しい場合があります。

在留資格ごとの代理人の考え方

代理人になれる人は、在留資格によって異なります。すべての在留資格を細かく列挙すると非常に長くなるため、ここでは実務上相談が多いものを中心に整理します。

就労系在留資格の場合

「技術・人文知識・国際業務」「介護」「技能」「特定技能」などの就労系在留資格では、通常、本人と契約を結ぶ日本の受入機関の職員が代理人になります。たとえば、日本の会社が外国人を雇用する場合、その会社の職員が代理人となることが一般的です。この場合、行政書士は、会社や本人から依頼を受け、申請取次者として書類作成や提出をサポートすることがあります。

留学の場合

「留学」の場合は、本人が教育を受ける日本の教育機関の職員が代理人となることがあります。また、学費や滞在費を支弁する機関の職員や支弁者、日本に居住する本人の親族などが関係する場合もあります。学校側がCOE申請の手続きを進めるケースが多いため、申請人本人は、まず入学予定の学校に手続きの流れを確認する必要があります。

家族滞在の場合

「家族滞在」の場合は、日本で本人を扶養することとなる者、または日本に居住する本人の親族などが代理人になることがあります。たとえば、日本で就労している外国人が、配偶者や子どもを呼び寄せる場合、日本にいる扶養者が中心になって手続きを進めることがあります。ただし、扶養者の在留資格、収入、住居、家族関係の証明などが重要になります。

日本人の配偶者等・永住者の配偶者等・定住者の場合

「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「定住者」では、日本に居住する本人の親族が代理人となることがあります。たとえば、海外にいる外国人配偶者を日本へ呼び寄せる場合、日本にいる日本人配偶者が手続きを進めるケースがあります。この場合、身分関係の証明、婚姻の実体、生活基盤、扶養能力などが重要になります。

経営・管理の場合

「経営・管理」のCOE申請では、特に代理人の確認が重要です。本人が日本で経営または管理に従事する事業について、すでに日本に事業所がある場合は、その日本の事業所の職員が代理人になることがあります。

また、日本に事業所を新たに設置する場合には、その事務所設置について委託を受けている者が代理人になることがあります。この点は、外国人起業家の方からよく相談を受ける部分です。まだ日本に会社も事業所もなく、日本側に職員もいない場合、誰が代理人となれるのかを慎重に確認する必要があります。単に「日本に知人がいる」「行政書士に依頼する」というだけで、必ずCOE申請体制が整うわけではありません。

特定活動の場合

「特定活動」は、活動内容が非常に幅広い在留資格です。本人が所属して法務大臣が指定した活動を行うこととなる機関の職員、本人を雇用する者、または指定された活動に応じて定められた者が代理人となる場合があります。デジタルノマド、起業準備、医療滞在、家事使用人など、活動内容によって確認すべき点が異なります。そのため、「特定活動」の場合は、どの告示・指定書に基づく活動なのかを確認することが大切です。

COE申請の基本的な流れ

在留資格認定証明書交付申請の一般的な流れは、次のとおりです。

提出先・手数料・郵送提出について

COE交付申請の提出先は、原則として、申請人の居住予定地や受入機関の所在地などを管轄する地方出入国在留管理官署です。代理人の種類によっては、代理人の居住地や所属機関の所在地が関係する場合もあります。窓口での提出のほか、オンライン申請を利用できる場合があります。一方で、一般的な窓口申請については、郵送による提出は受け付けられていません。また、在留資格認定証明書交付申請自体には、通常、手数料はかかりません。

電子COEについて

令和5年3月17日から、在留資格認定証明書を電子メールで受け取ることができるようになっています。電子メールで受け取ったCOEは、海外にいる外国人本人へ転送することができます。これにより、紙のCOEを国際郵便で送る手間、費用、時間を減らすことができます。

海外にいる申請人本人は、スマートフォン等で電子メールを提示して、査証申請や上陸申請を行うことが可能です。ただし、電子COEを利用できる対象や手続き方法については、申請方法や利用者登録の有無などによって異なる場合があります。申請前に、最新の出入国在留管理庁の案内を確認することが大切です。

入国前結核スクリーニングにも注意

中長期在留者として日本へ入国する場合、国籍や居住地、在留資格によっては、入国前結核スクリーニングの対象となることがあります。対象国としては、フィリピン、ベトナム、インドネシア、ネパール、ミャンマー、中国が挙げられています。

ただし、実際の開始時期や提出義務付けの時期は、対象国ごとに段階的に運用されています。そのため、「対象国の国籍だから必ず今すぐ証明書が必要」と単純に判断するのではなく、申請時点の最新情報を確認する必要があります。特に、在留資格認定証明書交付申請時または査証申請時に、結核非発病証明書の提出が必要となる場合があります。

よくある誤解

行政書士トラスト事務所でサポートできること

行政書士トラスト事務所では、外国人の在留資格認定証明書交付申請に関するご相談・書類作成・申請取次のサポートを行っています。特に、次のようなケースでは、事前の整理が重要です。

ただし、在留資格の種類や申請人の状況によって、必要な書類、代理人の有無、申請体制は大きく異なります。そのため、個別の事情を確認せずに、「申請できます」「許可されます」と断定することはできません。当事務所では、まず現在の状況、日本側の受入体制、申請人の経歴、予定している活動内容を確認したうえで、必要な手続きやサポート内容をご案内しています。

さいごに

在留資格認定証明書交付申請は、日本へ入国する前に行う重要な手続きです。そして、この申請では、誰が申請できるのか、誰が代理人になれるのか、行政書士がどの立場で関与できるのかを正しく理解する必要があります。特に、代理人と申請取次者は同じ意味ではありません。行政書士は、通常、本人または代理人に代わって申請書類を提出する申請取次者として関与します。

そのため、COE申請を進める際には、まず「在留資格」「日本側の受入体制」「代理人になれる人」「申請取次者の関与方法」を整理することが重要です。また、電子COEや入国前結核スクリーニングなど、制度や運用は変化しています。古い情報だけで判断せず、申請時点の最新情報を確認しながら準備を進めましょう。